Internationaler Urkundenverkehr / Legalisation von Urkunden / Apostille

Sobald jemand deutsche Urkunden im Ausland (oder umgekehrt) vorlegen muss, macht er meist die Erfahrung, dass diese von den Behörden oder Gerichten oftmals nur dann anerkannt werden, wenn ihre Echtheit oder ihr Beweiswert durch ein besonderes Verfahren bestätigt worden ist. Zuweilen kommt es vor, dass eine formal echte ausländische Urkunde inhaltlich falsch ist. Es gilt also im internationalen Urkundenverkehr auch sicherzustellen, dass die Urkunden, mit denen ein Nachweis im anderen Land geführt werden soll, sowohl von der dafür zuständigen Stelle ausgestellt, aber ebenso inhaltlich richtig sind. Wie sich die entscheidende Stelle Gewissheit über die Echtheit der ihr vorgelegten Urkunde verschafft, steht immer in deren Ermessen.
 
Diese Verfahren betreffen öffentliche Urkunden, also z.B. Personenstandsurkunden, gerichtliche und notarielle Urkunden, Urkunden und Bescheinigungen der Verwaltungsbehörden, nicht aber privat errichtete Urkunden. Zu den privaten Urkunden gehören etwa das eigenhändige Testament, formlose Kaufverträge oder Vollmachten. Wenn jedoch private Rechtsverhältnisse von einem Notar oder einer Behörde beurkundet worden sind, ist dadurch eine öffentliche Urkunde entstanden.

Um eine Einheitlichkeit und gewisse Verlässlichkeit zu erreichen sind eine Reihe international üblicher Verfahrensregeln entwickelt worden, die nachfolgend dargestellt werden:

• Sog. "Internationale Urkunden" (CIEC-Übereinkommen)

Deutsche Personenstandsurkunden und Ehefähigkeitszeugnisse, die nach dem Muster der Übereinkommender Internationalen Kommission für das Zivil- und Personenstandswesen (CIEC) ausgestellt werden, sind in den anderen Vertragsstaaten von jeder Förmlichkeit befreit.

Vertragsstaaten des Übereinkommens vom 08.09.1976 (Ausstellung mehrsprachiger Auszüge aus den Personenstandsbüchern: Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Sterbeurkunde) sind zum Stand November 2007:
Belgien; Bosnien-Herzegowina; Deutschland; Frankreich; Italien; Kroatien; Luxemburg; Mazedonien; Niederlande; Österreich; Polen; Portugal; Schweiz; Serbien; Slowenien; Spanien; Türkei.

Vertragsstaaten des Übereinkommens vom 05.09.1980 (Ausstellung mehrsprachiger Ehefähigkeitszeugnisse) sind zum Stand November 2007:
Deutschland; Italien; Luxemburg; Niederlande; Österreich; Portugal; Schweiz; Spanien; Türkei.

• Bilaterale völkerrechtliche Verträge

Mit den folgenden Staaten hat die Bundesrepublik Deutschland zum Stand November 2007 bilaterale völkerrechtliche Verträge im Bereich Personenstandswesen bzw. Beglaubigung von Urkunden abgeschlossen:
Dänemark; Frankreich; Griechenland; Italien; Luxemburg; Österreich; Schweiz.

In diesen Verträgen wurde für bestimmte Urkunden der Verzicht auf eine Legalisation oder deren Ersatz durch eine besondere Zwischenbeglaubigung vereinbart. Für Urkunden, die im Rechtshilfe- oder Handelsverkehr verwendet werden, gibt es darüber hinaus gesonderte völkerrechtliche Verträge.

• "Haager Apostille"

In Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation vom 05. Oktober 1961 wird die sonst erforderliche Legalisation durch die "Haager Apostille" ersetzt. Dieses Übereinkommen ist anwendbar auf alle öffentlichen Urkunden mit Ausnahme von Urkunden, die von Konsularbeamten errichtet wurden, und Urkunden der Verwaltungsbehörden, die sich unmittelbar auf den Handelsverkehr oder auf das Zollverfahren beziehen.

Die "Haager Apostille" bestätigt die Echtheit einer öffentlichen Urkunde, die hierfür im Origi-nal vorgelegt werden muss.

Eine aktuelle Zusammenstellung der Staaten, für die dieses Übereinkommen im Verhältnis zur Bundesrepublik Deutschland gilt, können Sie auf der Internetseite des Bundesaußenministeriums (www.auswaertiges-amt.de) unter „konsularischer Service" einsehen.

deutsche Apostille-Behörden:
Für deutsche Urkunden wird die "Haager Apostille" von einer dazu bestimmten deutschen Behörde ausgestellt Eine Beteiligung der Konsularbeamten des Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll, ist dann nicht mehr notwendig. Welche Behörde zuständig ist, wird unter „Vorbeglaubigung" erläutert.

• Legalisation deutscher öffentlicher Urkunden

Deutsche Urkunden, die in einem der bisher nicht genannten Länder vorgelegt werden sol-len, bedürfen im Regelfall der Legalisation. Diese wird von der diplomatischen oder konsularischen Vertretung des Staates vorgenommen, in dem die Urkunde verwendet werden soll. Wie sich die ausländische Vertretung Gewissheit über die Echtheit der Urkunde verschafft, steht in ihrem Ermessen. Üblicherweise wird zu diesem Zweck eine Vorbeglaubigung der Urkunde durch deutsche Stellen verlangt, gelegentlich auch eine weitere Beglaubigung, die als Endbeglaubigung (oder auch als Überbeglaubigung) bezeichnet wird. Verbindliche Auskünfte zu den Voraussetzungen einer Legalisation und den Gebühren erhalten Sie von der betreffenden ausländischen Vertretung in Deutschland.

Vorbeglaubigung / Endbeglaubigung: Die Legalisation einer Urkunde wird also aus praktischen Gründen üblicherweise erst dann vorgenommen, wenn die Urkunde vorbeglaubigt worden ist. Wer diese Vorbeglaubigung erteilen kann, ist in der nachfolgenden Übersicht dargestellt. Da die Zuständigkeit in den Bundesländern unterschiedlich geregelt ist, wird empfohlen, sich im Zweifelsfall beim Aussteller der Urkunde zu erkundigen.

a) gerichtliche und notarielle Urkunden:
Land- (Amts-)gerichtspräsidenten

b) Urkunden der Verwaltungsbehörden (z.B. Personenstandsurkunden, Meldebescheinigungen):
Regierungspräsidenten (für Urkunden, die von Behörden aus dem Landkreis Haßberge ausgestellt sind, ist die Regierung von Unterfranken zuständig; es ist eine Vorbeglaubigung durch das Landratsamt Haßberge erforderlich. Wenn Sie aber z.B. in Bamberg geboren sind, stellt das Standesamt Bamberg die Geburtsurkunde aus, für die Legalisierung ist dann die Regierung von Oberfranken zuständig)

c) Urkunden/Zeugnisse der Schulen bzw. Hochschulen:
wie für Urkunden der Verwaltungsbehörden (über eventuell erforderliche Vorbeglaubigungen sollten Sie sich rechtzeitig bei der ausstellenden Schule/Hochschule informieren)

d) polizeiliche Führungszeugnisse
Falls die Meldebehörde bereits auf dem Antrag einen entsprechenden Hinweis anbringt, lei-tet das Bundeszentralregister das FZ nach Ausstellung direkt an das Bundesverwaltungsamt in Köln weiter, zusätzliche Gebühr zum Stand Nov. 2007: 13,-- €

e) Ansässigkeitsbescheinigungen des Finanzamtes
wie für Urkunden der Verwaltungsbehörden (über eventuell erforderliche Vorbeglaubigungen sollten Sie sich rechtzeitig beim ausstellenden Finanzamt informieren)

f) Handelspapiere (Ursprungszeugnisse, Handelsrechnungen u.ä.):
Industrie- und Handelskammern sowie Handwerkskammern

Gebühren:
Die Erteilung der Apostille und die Beglaubigung im Rahmen des Legalisationsverfahrens durch die Regierung sind gebührenpflichtige Amtshandlungen, für die eine Rahmengebühr von 15 - 100 € vorgesehen ist. Für jede Urkunde ist mit einer Gebühr von etwa 15,-- Euro zu rechnen. Näheres erfahren Sie bei der zuständigen Regierung (Regierung von Unterfranken, Frau Dallheimer, Tel. 0931/380-1523). Die Vorbeglaubigung durch das Landratsamt Haßberge ist gebührenfrei.

Die Vertretungen der nachfolgend genannten Staaten verlangen für die Legalisation deutscher Urkunden - unabhängig von der oben beschriebenen Vorbeglaubigung - eine sogenannte Endbeglaubigung durch das Auswärtige Amt: Bahrain; Bangladesch; China; Irak; Iran (außer für Hochschulzeugnisse); Jordanien; Kambodscha; Libanon (nur für Schul- und Ausbildungsnachweise); Mali; Myanmar; Nepal; Ruanda; Saudi-Arabien; Somalia; Sudan; Syrien; Togo (Stand: November 2007).

Das Auswärtige Amt hat die Aufgabe der Endbeglaubigung deutscher Urkunden auf das Bundesverwaltungsamt übertragen). Die Postanschrift des Bundesverwaltungsamts lautet:

Bundesverwaltungsamt
Referat II B4
50728 Köln
(Tel.: 0 18 88 - 358 - 5025/5008).

Das Bundesverwaltungsamt kann nur dann die Endbeglaubigung erteilen, wenn die Urkunde bereits von der zuständigen Stelle (siehe oben) vorbeglaubigt wurde.

• Einstellung der Legalisation:

Bezüglich der Beweiskraft ausländischer Urkunden muss darauf hingewiesen werden, dass einige deutsche Auslandsvertretungen die Legalisation von Urkunden aus den jeweiligen Herkunftsstaaten einstellen mussten. Die dortigen Konsularbeamten können jedoch - je nach den lokalen Gegebenheiten - im Rahmen der Amtshilfe für deutsche Behörden/Gerichte überprüfen lassen, ob der bescheinigte Sachverhalt zutrifft und hierdurch den Inlandsbehörden Entscheidungshilfen geben. Für die zu erwartenden Kosten muss der Urkundsinhaber aufkommen und entsprechende Vorauszahlungen leisten. Nähere Einzelheiten zu diesen Amtshilfeverfahren finden Sie in den Merkblättern des Auswärtigen Amtes unter: http://www.konsularinfo.diplo.de/Vertretung/konsularinfo/de/05/Urkundenverkehr.html

• Beglaubigung von Übersetzungen

Übersetzungen gelten als Sachverständigenleistungen, nicht als öffentliche Urkunden. Der Bestätigungsvermerk bzw. -stempel eines öffentlich beeidigten oder anerkannten Übersetzers lässt die Übersetzung nicht zu einer öffentlichen Urkunde werden. Die beschriebenen Beglaubigungs- bzw. Apostille-Verfahren sind daher auf Übersetzungen nicht anwendbar. Ob bzw. unter welchen Voraussetzungen eine in Deutschland gefertigte Übersetzung in einem anderen Staat anerkannt wird, unterliegt dem Recht des jeweiligen Staates, in dem die Übersetzung verwendet werden soll. Es empfiehlt sich deshalb eine vorherige Rückfrage bei der jeweiligen Auslandsvertretung.

Bei den oben dargestellten Verfahren geht es ausschließlich um den Nachweis der Echtheit und ggf. Richtigkeit einer öffentlichen Urkunde. Davon zu unterscheiden ist die Frage, ob eine ausländische öffentliche Urkunde dazu geeignet ist, die nach inländischem Recht bestehenden Formvorschriften zu erfüllen.

Wenn z.B. im deutschen Immobilienrecht geregelt ist, dass bestimmte Erklärungen notariell zu beurkunden sind, so ist damit regelmäßig die Beurkundung durch eine inländische Urkundsperson (Notar, Konsularbeamter) gemeint. Die Gleichwertigkeit ausländischer notarieller Akte wird bislang nur unter ganz bestimmten, eng definierten Voraussetzungen bejaht. Daher ist in jedem Einzelfall eine Prüfung erforderlich, ob eine ausländische Beurkundung überhaupt geeignet ist, bestehende Formvorschriften zu erfüllen. Im internationalen Bereich ist die gegenseitige Anerkennung von notariellen Beurkundungen und Beglaubigungen aber noch nicht oder nur in einigen wenigen Teilbereichen (z.B. in Sozialversicherungsabkommen) geregelt.

Auch bei Schul- und Hochschulzeugnissen kommt es für deren Anerkennung nicht nur auf den Nachweis ihrer Echtheit an. Auch hier stellt sich die Frage nach der Gleichwertigkeit mit inländischen Ausbildungsgängen. Informationen zur Äquivalenz ausländischer Schul- und Hochschulzeugnisse erhalten Sie bei der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen des Sekretariats der Ständigen Konferenz der Kultusminister der Länder in der Bundesrepublik Deutschland (Lennéstr. 6, 53113 Bonn).

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